正しく管理できていますか?会社が扱う書類の保存期間

会社が扱う書類は、法律で定められた保存期間があります。

知らずに捨ててしまうことのないよう、確認はしっかり行いましょう。

おおまかな目安としては総務に関わる書類は2〜5年、経理に関わる書類は7年、会社法に関わる書類は10年です。また、特に決まりはないですが、定款などの重要書類は永久保存すべきです。

永久保存

以下は法律等による保存期間の定めはないですが、文書の性格上、永久保存が必要と考えられるものです。

  • 定款
  • 株主名簿、新株予約権原簿、端株原簿、社債原簿、株券喪失登録簿
  • 登記済証(権利証)など登記・訴訟関係書類
  • 官公署への提出文書、官公署からの許可書・認可書・通達などで重要な書類
  • 特許、実用新案、意匠、商標など知的所有権に関する特許料・登録料納付受領書や特許・登録証などの関係書類
  • 社規・社則およびこれに類する通達文書
  • 効力の永続する契約に関する文書
  • 重要な権利や財産の得喪・保全・解除および変更に関する文書
  • 社報、社内報、重要刊行物
  • 製品の開発・設計に関する重要な文書
  • 重要な人事に関する文書
  • 労働組合との協定書

10年保存

  • 株主総会議事録
  • 取締役会議事録
  • 監査役会議事録
  • 監査等委員会議事録
  • 指名委員会等議事録
  • 重要会議記録記録
  • 満期または解約となった契約書
  • 製品の製造・加工・出荷・販売の記録製品引渡日
  • 貸借対照表・損益計算書・株主資本等変動計算書・個別注記表
  • 総勘定元帳、各種補助簿、株式申込簿、株式台帳、配当簿など

7年保存

  • 仕訳帳、現金出納帳、固定資産台帳、売掛帳、買掛帳
  • 棚卸表
  • 領収書、預金通帳、借用証、小切手・手形控、振込通知書
  • 有価証券受渡計算書、有価証券預り証、売買報告書、社債申込書
  • 請求書、注文請書、契約書、見積書、仕入伝票
  • 電子取引の取引情報に係る電磁的記録
  • 資産の譲渡等、課税仕入れ、課税貨物の保税地域からの引取りに関する帳簿消
  • 課税仕入等の税額の控除に係る帳簿、請求書等
  • 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書、給与所得者の配偶者特別控除申告書、保険料控除申告書
  • 給与所得者の(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書
  • 源泉徴収簿(賃金台帳)

5年保存

  • 事業報告
  • 有価証券届出書・有価証券報告書及び添付書類・訂正届出書(報告)の写し
  • 契約期限を伴う覚書、念書、協定書などの文書
  • 重要な内容の受信・発信文書
  • 退職等に関する通知書
  • 監査報告・会計監査報告

4年保存

  • 雇用保険被保険者資格取得等確認通知書、同資格喪失確認通知書
  • 雇用保険被保険者関係届出事務等処理簿

3年保存

  • 四半期報告書、半期報告書およびその訂正報告書の写し
  • 官公署関係の簡易な認可・出願などの文書
  • 一般の社内会議記録
  • 社内規程・通報の改廃に関する書類
  • 軽易な契約関係書類
  • 文書の受・発信簿
  • 業務日報
  • 賃金台帳
  • 労働者名簿、社員出勤簿、雇入れ・解雇・退職に関する書類
  • 賃金その他労働関係の重要書類
  • 労災保険に関する書類
  • 労働保険の徴収・納付等の関係書類
  • 派遣元管理台帳・派遣先管理台帳

2年保存

  • 雇用保険に関する書類(雇用保険被保険者関係届出事務等代理人選任・解任届など
  • 健康保険・厚生年金保険に関する書類(被保険者資格取得・資格喪失等確認通知書、標準報酬決定通知書、同改定通知書など)

1年保存

  • 当直日誌
  • 住所・姓名変更届
  • 休暇届
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